Auch nach dem vollständigen Ausgleich der Forderung und dem Abschluss des Falles werden Ihre Daten nicht sofort gelöscht. Der Grund dafür ist, dass wir als Unternehmen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen.
Warum werden Daten nach der Bezahlung nicht sofort gelöscht?
Wir sind gesetzlich dazu verpflichtet, bestimmte geschäftliche Unterlagen über mehrere Jahre hinweg zu archivieren. Diese Pflichten ergeben sich aus dem deutschen Handelsrecht und Steuerrecht, insbesondere aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO).
Diese Gesetze dienen zum Beispiel dazu, Geschäftsvorgänge für eine spätere Prüfung durch das Finanzamt nachvollziehbar zu halten.
Wie lange werden Ihre Daten aufbewahrt?
Die genaue Frist hängt von der Art des Dokuments ab:
- Für die meisten geschäftlichen Unterlagen, wie zum Beispiel den Schriftverkehr mit Ihnen (Briefe, E-Mails), gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.
- Für alle buchungsrelevanten Belege, wie zum Beispiel Zahlungseingänge, gilt eine Frist von 10 Jahren.
Wichtig ist dabei: Diese Fristen beginnen immer erst am Ende des Kalenderjahres, in dem der Fall vollständig abgeschlossen wurde.
Was passiert in der Zeit bis zur endgültigen Löschung?
Sobald Ihr Fall abgeschlossen ist, werden Ihre Daten für die aktive Bearbeitung gesperrt. Das bedeutet:
- Wir werden Sie nicht mehr kontaktieren.
- Ihre Daten werden nicht mehr für das Tagesgeschäft genutzt.
- Sie werden lediglich sicher archiviert, um die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu erfüllen.
Nach Ablauf aller gesetzlichen Fristen werden Ihre Daten dann endgültig und unwiderruflich aus unseren Systemen gelöscht.